Basicamente, as principais responsabilidades da contabilidade fiscal, ou contabilidade tributária, são apurar, escriturar e gerenciar os pagamentos dos impostos da empresa, além dos aspectos indiretos inerentes a esse trabalho. Durante esses procedimentos várias tarefas exigem esforços dos profissionais envolvidos e alguns riscos fiscais se apresentam ao negócio.
Por conta desses fatores, a gestão fiscal demanda muito cuidado. Por isso, a aplicação de práticas e tecnologias ajudam o gestor e sua equipe a reduzirem riscos, garantem exatidão nos números envolvidos e aumentam a produtividade nas suas rotinas.
Então, saiba agora como ter uma gestão impecável das rotinas fiscais empregando seis ações no seu setor.
Garanta o recebimento de notas fiscais com dados corretos
Receber documentos fiscais com erros, principalmente nos tributos destacados, significa permitir que as apurações de impostos da empresa e a escrituração fiscal sejam inconsistentes.
Por exemplo, se o negócio aceita a entrada de uma nota fiscal com erro no cálculo do ICMS poderá ser induzida ao erro no momento de calcular seu próprio ICMS aplicando o uso do crédito fiscal do imposto na apuração. Ou seja, a apuração, o pagamento e a escrituração do ICMS estarão equivocados, pelo que a fiscalização poderá aplicar multa.
Automatize a formação do banco de dados fiscais
A falta de notas fiscais recebidas na base de dados da empresa provoca os mesmos erros que citamos acima, pois a apuração de impostos e a escrituração deles serão feitos com dados faltantes. E quanto mais documentos entram, mais difícil é gerenciá-los e buscar manualmente arquivos XML recebidos anteriormente que não estão na base interna de dados.
Por isso, automatizar a busca de documentos recebidos é mais produtivo e seguro para a contabilidade fiscal, já que é possível contar com uma ferramenta que faça uma varredura no banco de dados da Sefaz e baixe os arquivos enviados para a empresa que não constam em seus registros.
Faça auditoria no Sped Fiscal
Como uma das principais responsabilidades da contabilidade tributária é escriturar os impostos, sendo uma das tarefas que mais geram risco fiscal, auditar o Sped Fiscal após a elaboração e antes da transmissão é fundamental para evitar erros e multas.
Por meio de uma ferramenta de auditoria automatizada, o layout da EFD pode ser conferido rapidamente. Além disso, é evitadoo risco de esquecimentos e equívocos decorrentes de erros humanos, potencializados na lida com alto volume de dados. Logo, a tarefa reduz o risco fiscal e torna a conferência da escrituração mais rápida e produtiva, resultados estes que sempre são esperados dos setores fiscal e de contabilidade.
Em caso de erros, faça a denúncia voluntária
O melhor que um gestor pode fazer quando percebe que escriturações, apurações ou pagamentos foram realizados equivocadamente é fazer a denúncia voluntária da própria empresa. Caso o Fisco ainda não tenha identificado os erros, o negócio evita ser multado adicionalmente.
Na hipótese de o erro gerar algum valor a pagar que seja alto, mesmo com a correção e a denúncia voluntária, o fato de o gestor ter informado o próprio caso para os fiscais ajuda na negociação de prazos e parcelamentos.
Do contrário, quando é um órgão público que identifica a transgressão e notifica oficialmente a organização, as multas a pagar são maiores e os prazos para quitação de todos os valores envolvidos são menores. O prejuízo aumenta e se efetiva no curtíssimo prazo.
Não permita que sejam feitos controles manuais
Todos os dados que circulam pelas atividades e passam pelos profissionais da contabilidade fiscal devem estar nas ferramentas que a empresa utiliza. Sendo um software de gestão fiscal, todas as informações de notas fiscais devem estar nele. Caso o negócio centralize dados e processos no ERP, tudo tem de ser feito dentro dele.
Quando profissionais criam planilhas de Excel ou qualquer outro tipo de anotação manual é mais fácil perder registros e informações influentes em apurações e obrigações acessórias. Além disso, os mesmo podem acabar ficando centralizados no controle de uma pessoa, dificultando o acesso dos demais profissionais.
Conheça a fundo a legislação do ICMS de estados importantes para a empresa
Além do estado no qual a empresa está, os demais estados-chave para ela são aqueles onde estão localizados os principais fornecedores e clientes, que participam frequentemente de operações envolvendo a empresa.
É necessário ter conhecimento sobre o regulamento do ICMS desses estados porque cada unidade federativa tem sua própria legislação para o tributo. E ainda que alguns conceitos sejam parecidos em várias regiões, existem diferenças significativas que precisam ser observadas em compras e vendas interestaduais.
Por exemplo, um item pode ser isento de imposto em determinado estado, enquanto a mesma mercadoria é tributada na localidade da empresa. Consequentemente, no caso de uma compra, poderia não ser possível adquirir créditos fiscais pelo documento emitido neste estado específico.
Ademais, sempre que outro estado fizer parte de uma operação da empresa é necessário buscar o máximo de informação sobre suas regras acerca do ICMS para não cometer erros involuntários.
A contabilidade fiscal, além de uma área necessária ao cumprimento de obrigações, pode ser uma aliada da empresa reduzindo custos e dando segurança às operações. Porém, é necessário que práticas apropriadas sejam empregadas nas diferentes fases dos procedimentos fiscais.
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