A auditoria do Sped Fiscal precisa ser um dos processos de rotina nos setores contábil e fiscal do negócio, pois ela pode ser a chave da prevenção contra riscos fiscais da realização dos procedimentos mais qualificados.
A Escrituração Fiscal Digital (EFD) do ICMS e do IPI é uma das obrigações acessórias mais complexas e detalhadas impostas às empresas brasileiras, sendo que sua periodicidade de entrega é mensal. Por esses motivos, a EFD pode acabar sendo uma fonte de frequentes transtornos para uma organização e até de prejuízos por penalizações do Fisco.
Agora, entenda um pouco mais sobre essa auditoria e conheça por meio de 5 benefícios a importância dela e de sua automação para a empresa.
O que é a auditoria do Sped Fiscal
Auditar os documentos fiscais da empresa é o processo de verificá-los minuciosamente antes da elaboração e da transmissão da Escrituração Fiscal Digital (EFD) aos órgãos públicos.
Essa auditoria serve para que inconsistências, faltas de dados, erros e quaisquer outros problemas e falhas sejam descobertos antes do cumprimento da obrigação fiscal de cada mês. Assim, o responsável e sua equipe podem agir para fazer as correções e ajustes necessários antes da entrega da EFD, garantindo o correto comprimento da obrigação.
Como funciona a auditoria do Sped Fiscal
A base de funcionamento desse tipo de auditoria é examinar documentos e suas informações, cruzar dados entre eles e averiguar a adequação dos processos fiscais à legislação e ao regime tributário no qual a empresa se enquadra.
Anteriormente, qualquer auditoria era feita com documentos físicos impressos e equipes inteiras dedicadas e examinarem documentos por muito tempo e validá-los para apresentação aos órgãos de fiscalização. Felizmente, hoje em dia há softwares, como o Sped Auditor, que informatizam e automatizam esse trabalho, gerando uma série de benefícios à empresa.
O processo, com ajuda de um sistema, é separado por etapas. Primeiramente, os documentos fiscais da organização, seus dados e as importações feitas na EFD são enviadas ao software auditor.
Depois, inicia-se a etapa de verificação e geração de resultados da primeira fase de auditoria. Neste momento, os documentos são auditados, assim como suas informações, e relatórios sobre o status de ambos são emitidos — quando possíveis falhas e inconsistências também são apontadas.
Em seguida, a auditoria segue com a troca de dados entre o sistema auditor e os servidores da Secretaria da Fazenda (Sefaz), para que se obtenham resultados acerca da adequação dos documentos e das informações á legislação fiscal.
Por fim, não havendo erros e informações inconsistentes, ou havendo sendo corrigidos, o volume de dados e documentos é validado. Então, podem dar base à EFD para serem transmitidos aos órgãos públicos. Do contrário, o resultado é a não validação com o apontamento do que precisa ser modificado para que a obrigação acessória seja cumprida com sucesso.
Importância da auditoria do Sped Fiscal e de sua automação
Prevenção contra multas
Uma das penalidades previstas para empresas obrigadas a entregar a EFD é a aplicação de multa de 1% do valor referente à operação informada com erro ou inconsistência. E tal penalidade é atribuída a cada ocorrência encontrada na escrituração fiscal entregue.
Ou seja, quanto mais erros, maior é o prejuízo da organização em pagamento de multas — e o resultado final pode acabar ficando bem pesado.
Maior produtividade dos setores contábil e fiscal
A automação da auditoria ajuda os setores das empresas a trabalharem mais rapidamente com grande volume de dados e complexidade de documentos.
Isso diminui a necessidade de participação humana no processo e conferências manuais. Consequentemente, as equipes podem se voltar apenas a tarefas que realmente exigem a atenção e inclusive a outras responsabilidades de seus departamentos. Logo, menos contratações também são necessárias pelo fato de os mesmos profissionais conseguirem ser mais produtivos.
Redução de erros
Quando humanos trabalham 100% manualmente com documentos complexos e quantidade relevante de informações sempre correm o risco de cometerem erros ou deixarem algo passar despercebido.
O mesmo não acontece com a automatização específica e os sistemas voltados a verificação e cruzamento de informações em larga escala. Os softwares conseguem manter a exatidão independentemente do número de processos e dados e auditarem com velocidade muito maior que as pessoas.
Garantia de entrega das obrigações dentro do prazo
As multas para a entrega da EFD do ICMS e do IPI são as seguintes:
- R$ 500 por mês para optantes pelo Simples Nacional e para empresas do Lucro Presumido;
- R$ 1.500 por mês para empresas do Lucro Real.
É importante ainda lembrar que tais valores começam a ser aplicados assim que o prazo para uma entrega mensal se encerra. Logo no dia seguinte, em caso de atraso, já existe uma multa de R$ 500 ou R$ 1.500.
Um dos motivos que pode causar o atraso é a realização de uma auditoria totalmente manual, não concluída a tempo de elaborar a obrigação e fazer sua transmissão dentro do prazo previsto.
Obviamente, para reduzir os dados em tal situação pode-se tomar a decisão de entregar a EFD como for possível e continuar a auditoria para o mais rapidamente fazer a retificação com os dados corretos.
Essa prática, para remediar, pode livrar a organização da multa, porém fomenta a improdutividade dos setores responsáveis e a desorganização do ambiente. Aliás, o retrabalho sempre significa aumento de custos, ainda que de maneira indireta.
Qualificação de processos internos
Após uma auditoria pré-entrega da EFD, algumas constatações como as seguintes podem surgir:
- Itens de notas fiscais não escriturados na EFD;
- Créditos recebidos de ICMS que não constam nas informações importadas para o Sped Fiscal;
- Diferença entre valores de substituição tributária de notas fiscais que constam no sistema de gestão da empresa, nos documentos e na EFD.
Após a detecção de qualquer uma dessas inconsistências ou de outras os responsáveis pelos setores e processos imediatamente sabem que precisam procurar pelas causas. Dessa maneira, conseguem atacar os problemas em suas nascentes para que não ocorram novamente.
Dependendo do caso, os relatórios da auditoria podem ajudar os profissionais nas correções de procedimentos internos e na localização das fontes de inconsistências.
A auditoria do Sped Fiscal deve existir nas empresas como processo padrão dos setores contábil e fiscal, assim como é a própria obrigação e as tarefas diárias associadas a ela. Além de ajudar no cumprimento da agenda tributária, torna mais fácil o atendimento às exigências do Fisco.
Para mais assuntos fiscais, contábeis e outros igualmente importantes para seu negócio, assine a nossa newsletter e receba as atualizações diretamente em seu e-mail.