Para ajudar você com essa tarefa recorrente e relevante para a empresa, vamos mostrar 10 práticas para uma boa gestão de documentos fiscais e explicar como otimizar o gerenciamento com a automação de processos.

Verificar a autenticidade de documentos

É errado aceitar todas as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-e) que chegam à empresa sem a certeza de que vieram de emissões autênticas.

Uma boa gestão de documentos fiscais inclui a verificação de autenticidade porque a prática garante segurança ao negócio como destinatário dos documentos. Dessa maneira sabe-se que a emissão feita para a empresa procedeu da forma esperada, do fornecedor correto e dentro do que determina a legislação.

Alguns dos problemas evitados pela autenticação, por exemplo, são pagamentos efetuados indevidamente e aceitação de notas fraudadas.

Baixar todos os documentos recebidos

NF-e e CT-e  emitidos para a empresa sempre estarão disponíveis na Secretaria da Fazenda (Sefaz) para download e verificação de autenticidade. Mesmo assim, o melhor é baixá-las para um bom gerenciamento.

Fazendo isso o negócio pode criar seu próprio diretório, o que vamos abordar em seguida, melhor organizado e que facilite procedimentos dependentes da localização dos documentos.

Definir um diretório para os XMLs

Os arquivos XML obrigatoriamente por lei  devem ser guardados tanto em emissões quanto em recebimentos.

Salvar estes arquivos em diferentes pastas, computadores, ou tê-los apenas dentro do software emissor utilizado não é seguro para a empresa.  

É aconselhável que as notas  – emitidas e recebidas – se encontrem guardadas, organizadas, evitando a perda de XMLs  e disponíveis para eventuais consultas.

Arquivos recebidos por e-mails merecem atenção por possíveis problemas, tais como: caixa de entrada, quando lotada, poderá dificultar a chegada de novas mensagens com arquivos XML e a exclusão, pelo servidor, de e-mails utilizados na caixa de spam.  

Portanto, o ideal é definir um diretório seguro e organizado para estes documentos fiscais, podendo ser feito em uma pasta, mídia removível , ou ainda melhor, com acesso rápido em um software na nuvem.

Fazer backups do diretório

Também é preciso ter atenção a backups rotineiros para dar segurança à base de dados mantida.

Sendo uma pasta em computador, a cópia pode estar em uma mídia removível e ou em nuvem de dados, como no Google Drive. Mas se o diretório já estiver em nuvem, o que é mais indicado, os usuários devem ficar atentos à realização de backups dentro dele e à gravação de novas informações a cada atualização.

Transtornos com a perda de dados, bem como o trabalho demorado para recuperação dos mesmos, podem e devem ser evitados

Padronizar a nomeação de documentos

Uma nomeação parametrizada é muito útil para localizar arquivos posteriormente diante de qualquer situação, e o formato fica por conta de como os profissionais da empresa julgarem melhor.

Uma forma de padronizar é com a nomeação por nome de cliente seguido do número do documento:

• Cliente A NF 1531 (para as demais notas fiscais, adiciona-se outro número);
• Cliente B NF 1498 (para a troca de cliente, adiciona-se outra letra).

Também pode-se utilizar as datas de emissão e recebimento para iniciar ou terminar os nomes.

Como os documentos são procurados geralmente por nome de cliente ou fornecedor e número, a primeira técnica tende a ser mais facilitadora para as tarefas.

Criar rotinas de recebimento

Um padrão de procedimentos ajuda em muito na boa gestão de documentos fiscais que entram na empresa. Esse conjunto de processos auxilia os profissionais a sempre agirem da maneira correta e com produtividade, respeitando parâmetros legais e de funcionamento interno.

Para uma empresa do comércio ou da indústria, por exemplo, uma rotina possível é a seguinte:

• Receber o e-mail de notificação da emissão com arquivo XML e validá-lo;
• Armazená-lo no diretório único e, se possível, realizar instantaneamente uma cópia de segurança que já registre a atualização;
• Depois, repassar a nota ao profissional responsável pelo recebimento de insumos ou mercadorias;
• Este profissional, da área de logística, agenda o recebimento com o fornecedor;
• No recebimento, o mesmo profissional ou alguém de sua equipe, já com uma cópia do documento da carga, confere a compra;
• Após a conferência a área logística dá o ok para o fiscal, sinalizando que a entrega está em conformidade com o documento recebido. Do contrário, se ocorrer algum problema na entrega, a informação é repassada para que a nota não seja aceita e algo como uma carta de correção ou outra medida seja tomada pelo fornecedor.

Armazenar arquivos XML por 5 anos

Este procedimento é obrigação legal, além de ser uma boa prática de gestão de documentos fiscais para ter uma base completa diante de qualquer necessidade ou fiscalização.

A partir da autorização de uso de qualquer NF-e ou CT-e tanto emissor quanto destinatário precisam armazenar o respectivo arquivo por 5 anos corridos.

Após desse período, pode ser prática da empresa não excluir documentos fiscais para manter todo o histórico de sua base fiscal por decisão e vontade do gestor. Antes disso, não há possibilidade de escolha.

Facilitar o acesso aos dados

Os profissionais que lidam com documentos fiscais precisam acessá-los e compartilhar informações. Logo, o diretório não pode ser centralizado em alguma mídia ou manuseado por uma única pessoa.

Sendo uma mídia removível, tem de estar ao alcance de todos que necessitam para suas tarefas. Porém, se mais de uma pessoa precisa manusear os arquivos ao mesmo tempo será dificultado os arquivos ao mesmo tempo o trabalho já é dificultado, precisando que exista uma cópia de segurança bem sincronizada ao banco de dados principal.

Estando as notas em uma pasta, ela deve ser compartilhada em rede de trabalho privada da empresa. Assim, pode ser acessada em diferentes computadores, inclusive simultaneamente.

Já com a solução em nuvem tudo fica mais fácil: as atualizações são instantaneamente aplicadas a todos os usuários, que possuem acessos próprios e independentes para utilização em qualquer máquina, inclusive dispositivos móveis, e local.

Não armazenar cópias em papel

Apesar de alguns gestores acharem isso cuidadoso, atribuindo mais um nível de organização ao gerenciamento dos documentos, a impressão de cópias apenas atrapalha a empresa.

O papel gera volume e precisa ser guardado em espaço físico, o que custa dinheiro e não é tão facilmente expansível conforme a quantidade de papel aumenta.

Caso seja procedimento do negócio armazenar os Documentos Auxiliares da Nota Fiscal Eletrônica (DANFEs), além  dos arquivos XML, é melhor que isso seja feito com cópias digitalizadas no formato PDF — em um diretório semelhante ao utilizado para os demais elementos armazenados.

De qualquer forma, a obrigatoriedade de guarda de NF-e e CT-e por 5 anos diz respeito somente aos seus XMLs, sendo desnecessário e opcional manter os arquivos de visualização separadamente.

Revisar o banco de dados frequentemente

A frequência da revisão do diretório depende do volume que a empresa tem em emissões e recebimentos. Quanto maior, mais frequente terá que ser o acompanhamento para que nenhum erro passe despercebido.

Então, diante disso, uma frequência deve ser definida e respeitada, ficando um dos profissionais que lidam com quesitos fiscais responsável pela revisão. A cada nova verificação, ações corretivas e de acompanhamento precisam ser feitas, como identificação de faltas, exclusão de duplicidades e realização de backups.

Como otimizar a gestão de documentos fiscais

Com as práticas aqui citadas, certamente sua empresa conseguirá gerir corretamente e com segurança  seus documentos fiscais. Porém, é possível otimizar ainda mais essa tarefa, agilizar vários de seus processos e dar ainda mais segurança ao banco de dados fiscais do negócio.

Software de gestão de documentos

A ferramenta quando adotada torna-se a central de gerenciamento dos documentos fiscais.

Além de possibilitar todas as ações que abordamos, oferece mais segurança aos documentos fiscais armazenados e mais produtividade aos profissionais usuários pela automação de tarefas.

Por exemplo, a verificação de autenticidade não precisa ser feita manualmente a cada recebimento, pois o próprio software rastreia todas as emissões feitas ao CNPJ da empresa, as valida e baixa os arquivos, realizando três tarefas manuais automaticamente.

Quanto à nomeação, é padronizada sistematicamente pelo painel dos usuários, no qual as notas são exibidas com nome de clientes e fornecedores, números, datas e outros fatores de identificação.

Já o acesso aos dados e o compartilhamento de informações são otimizados pelos perfis de usuários. Cada um tem seu próprio e pode acessar em qualquer momento e lugar o banco de dados. E nesse tipo de ferramenta os backups são sistemáticos, garantindo a segurança das informações e das atualizações.

Agora, saindo um pouco da questão de gerir os documentos, é possível contar com um software que tenha funcionalidades adicionais para as questões fiscais, como auditor para o Sped Fiscal e emissor de notas.

Tais recursos ajudam o negócio a centralizar as ações da área em apenas um sistema, reduzindo as divergências entre diferentes bancos de dados. Além disso, outras ferramentas adicionais não precisam ser contratadas e integradas, o que diminui custos e trabalho.

Então, como está a gestão de documentos fiscais da sua empresa? As práticas que detalhamos já são colocadas em ação e a automação é utilizada? Tem mais alguma dúvida ou dica para compartilhar? Deixe seu comentário para nós abaixo.