A nota fiscal é o documento obrigatório que comprova a efetivação de uma compra, sendo que o objetivo principal desta é descrever detalhes referentes a transação e cobrar a quantia final do produto ou serviço. Além disso, é através dela que são recolhidos tributos de transações comerciais.
Devido à importância legal, o cancelamento da nota fiscal é um processo controlado por regras específicas: é preciso de uma autorização do Fisco, a mercadoria não pode ter sido enviada e o prazo para cancelamento é, no máximo, de 24 horas após a emissão sob pena de multa que corresponde a 1,5% da quantia total da transação.
Os tipos de nota fiscal mais utilizados pelas empresas são: Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) emitida nas vendas diretas aos consumidores finais, Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) que é a versão digital da nota fiscal impressa, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) versão eletrônica da nota fiscal impressa para prestadores de serviços e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) que é emitida em prestações de serviços de transporte de carga.
Por sua vez, a fatura é o documento que detalha uma transação comercial, não recolhendo tributos por se referir a um pagamento que ainda será realizado.
Os tipos de fatura usados pelas empresas são:
Fatura Recibo: emitida quando a data da emissão e do pagamento coincidem.
Fatura Proforma: utilizada na cotação e transação internacional de produtos.
Fatura Manual: que é um documento impresso em papel timbrado autorizado pela Autoridade Tributária e Aduaneira.
Fatura Eletrônica: emitida por aplicativos certificados.
Em resumo, a nota fiscal é um documento obrigatório que comprova a compra e a fatura é um documento não obrigatório que descreve detalhes da transação.
Outra importante diferença entre esses documentos é que ao emitir a nota fiscal, o pagamento do produto e/ou serviço e as deduções tributárias já foram realizados. Já no caso da fatura, a emissão é feita antes da quitação do valor.