Um empreendimento de destaque no mercado é aquele que reúne diversas características positivas. Satisfazer clientes com produtos ou serviços de qualidade e eficiência garantidas são itens básicos na lista de quem quer se diferenciar dos demais. Mas para as empresas que pretendem, além disso, criar uma marca forte e confiável, há um elemento essencial: compliance.
O compliance carrega a ideia de ‘agir em sintonia com as regras’. A princípio parece algo simples. Mas, quando falamos sobre o competitivo mundo corporativo, compliance pode ser definitivo para o sucesso ou ruína de uma empresa.
Via de regra, compliance é o conceito criado para equilibrar e dar funcionalidade às normativas legais e éticas numa empresa. Além da necessidade de estabelecer e fazer cumprir os processos internos em uma organização, há ainda questões como obrigações fiscais, padrões contábeis, conceitos éticos e normas trabalhistas e previdenciárias a serem seguidas à risca, sob pena de prejuízos financeiros que, em alguns casos, podem significar o fim de um empreendimento.
Qual o papel efetivo da função de compliance em uma empresa?
Evitar o desperdício de tempo e dinheiro com descumprimento de obrigações jurídicas está no centro do conceito de compliance. Após ser amplamente adotada por instituições bancárias, a função ganhou amplitude. Percebeu-se a necessidade de cumprir e monitorar processos internos, metodologias de trabalho, políticas de estoques, gestão de pessoal, e diversos outros aspectos do dia a dia de uma empresa.
Assim, a adoção de padrões éticos, a partir do monitoramento constante de todas as áreas da empresa, se tornou imprescindível. É como uma cultura de respeito à qualidade, que reflete nos
produtos ou serviços prestados, na economia de recursos e no fortalecimento da marca no mercado.
O que uma política de compliance representa na prática?
Existem alguns pilares importantes para o sucesso de um programa de compliance, conforme a Legal Ethics Compliance, são alguns deles:
1° Suporte da alta administração da empresa: Um robusto programa de compliance precisa receber aval explícito e estímulos frequentes por parte dos mais altos executivos da organização;
2° Avaliação de riscos: Esse é um item que pode fazer a diferença entre atingir ou não objetivos importantes para a empresa. De qualquer forma, antes de avaliar os riscos é preciso também determinar os objetivos da organização, e onde se quer chegar com o programa de compliance. Isso será determinante para alinhavar o código de conduta, as políticas e os esforços de monitoramento dos processos;
3° Códigos de conduta e políticas da empresa: Após as duas primeiras etapas, chega o momento de formalizar o programa de compliance. É o documento que que vai determinar a postura da organização no que se refere às suas práticas de negócios, servindo como uma espécie de bússola a guiar os colaboradores por meio de atitudes éticas e legais;
4° Controles internos: Mecanismos, geralmente formatados por escrito, que servem para minimizar riscos operacionais e de compliance. Também asseguram que os livros e registros contábeis e financeiros reflitam completa e precisamente os negócios e operações da empresa, conforme requerido por diversos instrumentos;
5° Treinamento e comunicação: Após toda a formatação do programa e de suas bases, é preciso comunicar isso ao restante da empresa de forma clara e objetiva. Cada funcionário da empresa, do chão de fábrica ao CEO, deverá entender os objetivos do Programa de Compliance, as regras e, talvez o mais importante, seu papel para garantir o sucesso do programa;
6° Canais de denúncia: Os canais de comunicação do tipo “Canal de Denúncia” fornecem aos funcionários e parceiros comerciais uma forma de alertar a empresa para potenciais violações ao Código de Conduta, a outras políticas ou mesmo a respeito de condutas inadequadas de funcionários ou terceiros que agem em nome da empresa;
7° Investigações internas: As empresas devem possuir processos internos que permitam investigações para atender prontamente às denúncias de comportamentos ilícitos ou antiéticos. Uma investigação eficaz protege os interesses da companhia e dos seus acionistas por meio da prevenção e detecção de condutas equivocadas.
8° Auditoria e monitoramento: A robustez de um programa de compliance se mede pela sua efetividade e, para saber se o programa de compliance está caminhando na direção correta, é necessário implementar um processo de avaliação constante, chamado monitoramento. Auditorias regulares visam identificar se os diversos pilares do Programa de Compliance estão funcionando conforme planejado
Como criar uma área de compliance em minha empresa?
O primeiro passo é obter suporte e apoio e irrestrito da alta administração do empreendimento. O sócio majoritário, administrador ou CEO deve ter uma vontade legítima de ‘estar’ em compliance. Do contrário, o processo já nascerá sem futuro. Ainda de acordo com os estudos promovidos, a criação de uma área de compliance deve seguir alguns passos:
1- Fazer uma análise de risco;
2- Utilizar um modelo do tipo 5w2h para elaborar um plano de ação concreto;
3- Criar canais de comunicação (externo e interno) de forma clara e objetiva;
4- Avaliação e análise é muito importante para descobrir o que está funcionando e o que deve ser alterado;
Em suma, adotar padrões de qualidade nos processos através da função de compliance pode ser definitivo para que sua marca – e consequentemente o seu negócio – alcancem a consolidação desejada.
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