Gerentes dos departamentos fiscal e contábil têm muitas responsabilidades, e evitar multas fiscais é uma das principais delas. Essas autuações geram prejuízo para a empresa e colocam em dúvida a credibilidade do setor e do gestor.
Portanto, os profissionais precisam estar muito atentos às penalizações, anteciparem-se a elas e estudarem maneiras de qualificar seus processos internos tanto para evitá-las quanto para gerarem mais retorno sobre os investimentos feitos no departamento.
Agora, veja cinco formas de minimizar o risco fiscal e evitar suas consequências.
Fazer a denúncia espontânea antecipada
Caso você perceba que a empresa cometeu erros nos seus processos fiscais, tendo desrespeitado a legislação, pago impostos a menos equivocadamente ou entregue obrigações do Sped com erros, pode evitar autuações adiantando-se à fiscalização dos órgãos públicos. Basta que informe a eles que os erros foram cometidos, apontando quais são, e que as medidas corretivas serão tomadas.
Para isso, o gestor fiscal precisa manifestar-se antecipadamente a qualquer ação administrativa ou auto de infração do Fisco, já que depois de ações ou notificações da fiscalização tributária a espontaneidade da confissão é anulada. Quanto à empresa, terá que pagar os tributos que deixou em aberto ou qualquer outro valor que na ocasião seja atribuído a ela pelos fiscais, além de corrigir documentos, como declarações, se necessário.
Além de evitar multas fiscais, a denúncia espontânea antecipada pode ainda conceber à organização boas condições de pagamento dos valores decorrentes da confissão, como um parcelamento. Inclusive, atualmente há projetos de órgãos públicos desenvolvidos para influenciar essas ações, dar mais autonomia às empresas em seus acertos e beneficiá-las com isso, como a Lei Nos Conformes.
Realizar auditorias
Quando se fala em auditoria normalmente pensamos logo em processos complexos e periódicos e volumes imensos de dados envolvidos. Porém, qualquer auditoria, grande ou pequena, é na prática uma revisão de procedimentos e, principalmente, de informações. Portanto, é algo que pode ser feito com bastante frequência e em situações diversas.
Por exemplo, a recepção de mercadorias em médias e grandes empresas é um processo diário e que ocorre em grande volume. Os documentos que chegam junto aos produtos ou insumos podem ter erros em seus dados, e os responsáveis pela recepção podem acabar não os percebendo pela quantidade de informações e entradas com as quais lidam em ritmo acelerado.
No entanto, a recepção de notas fiscais e itens pode ser auditada com uma solução de automação fiscal que rapidamente confere os dados de cada documento recebido e aponta possíveis erros. Outro procedimento fiscal que deve ser auditado é o preenchimento do Sped, preferencialmente de maneira automatizada para evitar erros humanos e agilizar a tarefa.
Mais adiante, nos aprofundaremos na automação, mostrando um pouco mais sobre como ela ajuda a evitar multas fiscais. Siga nos acompanhando.
Criar uma agenda tributária interna
Existem as agendas tributárias do município, do estado e do país, às quais a empresa deve prestar atenção para entregar obrigações acessórias em datas distintas e pagar variados impostos. Em meio a todos os prazos e informações envolvidas nessas agendas, existe o risco de que algo passe despercebido e gere problemas futuramente.
Portanto, como prevenção, unir todas as obrigações de diferentes jurisdições em apenas uma agenda ajuda a empresa a acompanhá-la e cumprir seus prazos, muito pelo fato de excluir distrações da agenda tributária, como obrigações que a empresa não precisa entregar.
Fazer uma boa gestão de documentos fiscais
Alguns problemas que podem surgir com uma gestão de documentos fiscais falha são:
- falta de arquivos XML recebidos e emitidos na base de dados fiscais da empresa;
- erros no preenchimento do Sped por falta de informações acerca das operações.
No primeiro caso, em uma fiscalização, a multa pode chegar a R$ 1 mil por XML não armazenado. No segundo, ela é referente a 1% do total da operação à qual o erro na informação preenchida diz respeito.
Portanto, não se pode ignorar a gestão dos documentos. Eles precisam ser organizados, centralizados em um banco de dados na nuvem e a consistência do banco deve ser conferida. Assim, se na conferência for constatado que há falta de documentos, sabe-se antes de uma autuação e pode-se buscar os XMLs que faltam para completar o banco.
Automatizar e integrar processos da gestão fiscal
Com a automação de procedimentos fiscais, e a integração de alguns deles, o setor consegue alcançar mais facilmente o compliance fiscal — o que é fundamental para evitar multas fiscais.
Por exemplo, um recurso de recuperação automática de arquivos XML verifica se a base de dados interna está com falta de documentos. Assim, se conter falhas, faz a busca dos itens ausentes e recompõe o diretório. Ou seja, evita as pesadas penalidades das falhas de armazenamento de notas emitidas ou recebidas.
Já um auditor para as obrigações do Sped ajuda o negócio a mais rapidamente e de maneira automática conferir os preenchimentos antes de fazer as transmissões, o que reduz o risco de ocorrerem envios inconsistentes.
Quanto à integração, nos referimos a ter recursos como os citados dentro da mesma solução e trabalhando de forma cooperativa. Por exemplo, na realização de uma auditoria automatizada o sistema pode identificar que existem inconsistências no Sped devidas a números que não batem pela falta de documentos na escrituração. Então, o recurso de recuperação de XMLs pode resolver esse problema para posteriormente a auditoria validar a correção, resultando em uma transmissão correta.
Acionando essas práticas, certamente você conseguirá evitar multas fiscais. Com ela você também poderá contar com procedimentos internos mais adequados às obrigações impostas pelo Fisco.
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