Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica e para que servem

Obviamente você sabe qual tipo de nota fiscal eletrônica sua empresa deve emitir por ter contato com o documento constantemente. Porém, em situação que envolva uma operação específica, adquirindo produtos ou contratando serviços, seu negócio pode acabar se deparando com um tipo diferente de documento.

Em situações assim, é preciso saber se a nota solicitada pela outra parte ou recebida é a correta para o caso e conhecer suas principais características, pois erros fiscais geram problemas, retrabalho e multas.

Então, saiba quais são os tipos de documentos fiscais mais utilizados, quando devem ser emitidos e quando podem ser recebidos.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

O primeiro documento fiscal criado e implementado no Brasil é utilizado principalmente em operações de industrialização e de comércio entre empresas, atividades que movimentam Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Em outros casos, existe necessidade de emissão da NF-e quando produtos e seus impostos circulam, mesmo que a ocorrência não gere faturamento à empresa.

Por exemplo, quando se faz uma remessa de mercadorias a um cliente apenas para demonstração ou a título de bonificação ou brinde é preciso emitir NF-e. O mesmo vale para quando um lançamento fiscal é necessário para dar baixa em estoque de produtos ou insumos, por meio de uma nota fiscal que registra perda, deterioração ou outro motivo para a redução de itens estocados.

Em outra hipótese, se uma prestadora de serviços, que normalmente não tem de emitir a NF-e, precisar devolver alguma ferramenta ou qualquer outro produto comprado, deverá excepcionalmente no caso emiti-la. E se não tiver inscrição estadual por não precisar dela para suas operações, o próprio fornecedor, se concordar, pode emitir uma nota fiscal de entrada para retorno dos itens.

Quais os arquivos gerados pela Nota Fiscal?

Na transmissão da NF-e à Secretaria da Fazenda (Sefaz), e com a sua autorização de uso, dois arquivos que a compõem são gerados:

  • Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe): é o arquivo que permite a visualização do documento e sua impressão, com todos os dados organizados em seus campos;
  • arquivo XML: é a NF-e de fato, pois é o XML que gera a autorização de uso e que legalmente precisa ser armazenado por cinco anos após a emissão.

Recentemente, a partir da implementação do layout 4.0 da NF-e houve alterações importantes relacionadas à emissão do documento. Algumas delas dizem respeito à adição de campos para preenchimento e ao aumento de segurança na transmissão da nota à Sefaz.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

CT-e foi desenvolvido exclusivamente para uma atividade: serviço de transporte rodoviário de cargas entre cidades e estados. Como a prestação é uma das poucas tributadas pelo ICMS, não pode ser registrada pela nota de serviços comum.

Uma observação importante acerca do CT-e é que ele também não pode ser emitido quando o frete inicia e termina dentro da mesma cidade. Essa atividade também exige a emissão do outro tipo de nota fiscal eletrônica de serviços que vamos abordar adiante, e não é tributada pelo ICMS.

Como a NF-e, a CT-e também gera um arquivo XML e um documento auxiliar após sua transimssão. Este último chama-se Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (Dacte).

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

O manifesto serve para unir outras notas relativas a uma operação, podendo ser NF-es e ou CT-es, em apenas um documento fiscal. Isso integra os dados da operação e facilita o trabalho da fiscalização na leitura e no entendimento das informações.

Por exemplo, se determinada mercadoria for acompanhada por duas NFe-s no transporte por serem de lotes diferentes ou por qualquer outro motivo, é obrigatório que um MDF-e seja emitido para integrá-las. E se o mesmo ocorrer com um frete, lançado em dois ou mais CT-es, também existe a necessidade de emissão do MDF-e.

Seguindo o funcionamento dos demais documentos utilizados em operações tributadas pelo ICMS, o MDF-e depois que é transmitido à Sefaz gera um arquivo XML e o Documento Auxiliar do Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (DAMDFE).

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é o documento emitido na prestação de serviço de transporte de carga com início e fim dentro de um mesmo município. Ele também acompanha centenas de outras prestações, pois com exceção de alguns poucos serviços todos os demais são tributados pelo Imposto sobre Serviços (ISS).

Assim como a própria NFS-e, o ISS é um tributo de responsabilidade municipal. Por isso, cada cidade brasileira conta com regras e layout próprios para a emissão do documento e recolhimento do imposto. Por exemplo, algumas exigem que todos os prestadores de serviços tenham certificado digital para a emissão, enquanto outros municípios isentam as microempresas da obtenção da certificação.

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Criada para substituir o cupom fiscal, a NFC-e somente pode ser emitida em vendas a pessoas físicas. Isso é, os cliente finais, como ocorre em padarias, supermercados, farmácias e outros comércios. Essas operações também são tributadas pelo ICMS, como as vendas feitas com a NF-e, mas a legislação exige documento fiscal diferenciado para regitros de vendas aos consumidores.

Como NF-e, CT-e e MDF-e, a implementação da NFC-e também é um projeto de âmbito nacional. Porém, cada estado ficou responsável internamente por implementação, regulação e outros critérios. Por isso, dentro do Brasil existem modelos de layouts diferentes para a nota emitida a consumidores.

Agora que você está a par dos principais tipos de notas fiscais eletrônicas e de alguns de seus pontos, não deixe de acompanhar as mudanças da NF-e, que citamos acima. Saiba o que é o layout 4.0 da NF-e e em detalhes quais foram as mudanças efetivadas para o uso do documento.

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