Em 1º de janeiro de 2017 o emissor de notas fiscais eletrônicas da Secretaria da Fazenda (Sefaz), gratuito, foi descontinuado. Desde lá, todas as empresas obrigadas a emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) precisam contratar emissores para registrarem suas vendas como a legislação exige.
No momento da comparação e da decisão, fazer uma boa escolha é essencial para que o dinheiro gasto na ferramenta não seja desperdiçado e os procedimentos diários da empresa fluam da melhor forma.
Então, fique atento às dicas que vamos dar neste texto para optar pelo software mais adequado às necessidades do seu negócio.
Verifique se o sistema funciona via web
Plataformas que rodam totalmente na internet, com dados em nuvem, evitam que o usuário tenha preocupações com atualizações e backups e precise fazê-los por conta própria. Um emissor de notas fiscais totalmente baseado na web conta com atualizações e backups automáticos e rápidos, feitos em momentos adequados, visando não atrapalhar o usuário.
Um software assim também ajuda a empresa em relação à mobilidade. Os documentos podem ser emitidos após acesso feito em qualquer computador, ou até mesmo por meio de dispositivos móveis em visitas a clientes ou qualquer ambiente externo.
Conheça o layout e a usabilidade do emissor
O emissor da empresa deve ter um layout que não seja complicado e precisa ser fácil de utilizar. Do contrário, cada emissão poderá ser muito demorada e erros com as notas podem ser cometidos pela dificuldade no uso da ferramenta.
Por isso, é necessário procurar por um sistema que permita conhecê-lo antes mesmo da contratação efetiva, seja em uso por período gratuito ou em demonstração, evitando a troca de software e a perda do investimento.
Saiba se o emissor de notas fiscais eletrônicas é seguro
Ameaças no ambiente online não são novidades faz tempo. E cada vez mais existem programas maliciosos que clonam e roubam informações de empresas para monetização vendendo-as ou cobrando resgate para devolver o acesso a elas.
Portanto, a segurança, tanto para prevenir o negócio contra crimes quanto para manter o sigilo das informações, é fundamental. Esse critério pode ser analisado no período de uso gratuito do sistema ou na demonstração concedida. É preciso observar se protocolos de segurança são utilizados e se eles são eficientes.
Verifique se existem funcionalidades adicionais
É verdade que a função principal de um emissor de notas fiscais eletrônicas é justamente a de emitir os documentos quando necessário. Porém, ele pode contar com funcionalidades extras que ajudam em muito o negócio em suas rotinas fiscais e administrativas.
Por exemplo, uma dessas funcionalidades é o recuperador de arquivos XML. Ele serve para que a empresa busque XMLs junto à base de dados da Sefaz e identifique arquivos que não estavam armazenados ou que continham dados inconsistentes.
Outro exemplo interessante é a integração com uma plataforma mais completa, como o Portal Consyste, que possibilita ao negócio ter as seguintes opções dentro da mesma ferramenta:
- emissor de notas;
- recuperador de XMLs;
- funcionalidade de auditoria do Sped Fiscal;
- manifestação do tomador de CT-e;
- guarda e gestão de XMLs.
Verifique a qualidade do suporte
Outro fator que pode ser avaliado é a qualidade do suporte aos clientes. Esse serviço é muito importante para que os usuários consigam extrair o máximo da ferramenta e não tenham transtornos com ela. O atendimento deve ser rápido e, de maneira educada, responder diretamente aos questionamentos colocados.
É importante lembrar que o suporte entende apenas do sistema, mas que a emissão de notas também diz respeito às leis e normas tributárias. Os profissionais do suporte não estão aptos a responder questões relacionadas a esses âmbitos. Logo, o contador também deve ser procurado para dar as devidas orientações legais.
Observe se há custos adicionais
Alguns sistemas cobram, além do valor mensal ou anual, valores adicionais por usuários. Isso pode deixar a ferramenta mais cara se mais de uma pessoa utilizar, como o contador da empresa para buscar arquivos XML ou orientar a empresa legalmente para preenchimento do layout.
No valor destacado do produto, verifique se todas as funcionalidades necessárias estão inclusas e se há observações acerca de taxas e outras cobranças adicionais.
Pesquise se a ferramenta acompanha as mudanças legais
Softwares que não acompanham as atualizações legais e técnicas do Fisco podem simplesmente não conseguir emitir as notas ou ainda proporcionarem emissões com erros. Por isso, é importante o desenvolvedor frequentemente atualizar o sistema de acordo com os órgãos de fiscalização.
Umas das últimas mudanças implementadas foi a NF-e 4.0, um novo layout que atende a algumas necessidades de preenchimento não observadas na versão anterior do documento.
Prestando atenção aos pontos que abordamos, certamente a sua escolha será positiva para a empresa. O que proporcionará bom retorno sobre o investimento feito na ferramenta.
E se você quiser para seu negócio um emissor de notas fiscais eletrônicas que atenda a todos os critérios que citamos, conheça agora os nossos emissores e o Portal System.