Por conta de mudanças ocorridas na legislação tributária desde 2014, quando a última versão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) havia sido lançada, surgiu a criação da NF-e 4.0, com uso já em vigor.
O layout anterior, 3.10, não atendia a uma série de necessidades em preenchimentos de informações inerentes às operações que envolvem produtos e seus tributos. Além disso, os órgãos públicos buscaram com a alteração mais uma vez facilitar e agilizar o trabalho de fiscalização e os processos fiscais dos contribuintes.
Então, veja agora o que você precisa saber para utilizar a nova versão da NF-e sem ter problemas internos ou externos.
Qual prazo as empresas têm para adotarem a NF-e 4.0?
No dia 2 de agosto de 2018 ocorrerá a desativação da versão 3.10 da Nota Fiscal Eletrônica. A partir da data a nota eletrônica pode ser emitida apenas no layout 4.0, exigindo que o software emissor utilizado pela empresa já esteja atualizado para o procedimento.
Para testes, no ambiente de homologação, a versão 4.0 está liberada desde 20 de novembro de 2017. Por isso, empresas que se anteciparam às mudanças tiveram mais tempo para se adequarem a elas.
Para emissões oficiais, o ambiente de produção da Secretaria da Fazenda (Sefaz) está operando com o layout 4.0 desde o dia 4 de dezembro de 2017, o que seguirá até que uma nova versão seja lançada e inicializada.
Por que a NF-e 4.0 é mais segura para os usuários?
Toda conexão feita via internet, como ocorre na emissão de documento fiscal para sua autorização de uso requer um protocolo de segurança. Este protocolo é necessário para que ameaças virtuais não consigam interromper o processo, ler suas informações ou captar dados para cometer fraudes.
Para a versão 3.10, o protocolo utilizado era o padrão SSL. Porém, para a versão 4.0 o protocolo de segurança adotado é o TLS 1.2, aceitando também outro que seja superior a ele, o que torna as emissões de notas ainda mais seguras.
Quais são os novos campos e grupos do layout da NF-e?
Visando aumentar a segurança também com a inserção de campos adicionais, e maior abrangência de dados no informe das operações, o layout 4.0 conta com novos grupos inteiros e locais específicos para preenchimento.
Grupo de rastreabilidade
É um grupo direcionado a dados para rastreabilidade de mercadorias que exigem regulamentação de órgão sanitário, como bebidas, remédios e alimentos.
Neste novo grupo as informações solicitadas são referentes a data e lote de fabricação das mercadorias. Consequentemente, surge uma obrigação adicional às empresas que movimentam tais itens: ter registro e controle desses dados na gestão de estoque.
Valores destinados ao Fundo de Combate à Pobreza (FCP)
O novo campo serve para informar valores do FCP em operações internas ou interestaduais que tenham Substituição Tributária (ST).
Ele foi criado porque no grupo para preenchimento de dados do ICMS não existia local para colocação de tal contribuição referente à tributação do ICMS para o estado (vendas internas) ou para o destino (operações interestaduais).
Imposto sobre Produto Industrializado (IPI) e FCP em devoluções
Campos foram adicionados no grupo de totais da nota para o preenchimento de duas informações:
- Valor do IPI em caso de mercadorias devolvidas por empresas não obrigadas ao pagamento desse imposto;
- Valor da contribuição ao FCP ST para os produtos.
Elas passam a compor o valor total da NF-e.
Modalidades de frete
Duas modalidades foram incluídas na caixa de seleção para preenchimento do transporte, mantendo as opções já existentes em outras versões:
- Código 3: transporte próprio e por conta do remetente da nota;
- Código 4: transporte próprio e por conta do destinatário da carga.
Quanto às anteriores, ocorreram apenas algumas mudanças em nomes. Por exemplo, o Código 9, cuja descrição era “Sem frete”, agora tem a descrição “Sem ocorrência de transporte”.
Código da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa)
Para empresas do ramo farmacêutico torna-se obrigatório preencher o código da Anvisa para os produtos movimentados em cada documento. Neste caso, vale lembrar que a organização também fica obrigada a registrar informações de fabricação na área de rastreabilidade: lote e data.
Indicador de Presença do Comprador
O campo que leva esse nome faz parte do grupo de identificação da NF-e e teve adição de uma opção: Código 5 — operação presencial realizada fora de estabelecimento.
Documentos referenciados
A opção de notas fiscais de modelo 02 foi adicionada ao campo que identifica outros documentos fiscais referenciados à NF-e que está sendo emitida.
Formas de pagamento
Com as adições, o campo Forma de Pagamento ficou com 12 opções no total. Para abranger modalidades diversas e largamente utilizadas foram adicionadas outras como cheque, cartão de crédito, vale combustível e boleto bancário.
Outra mudança relativa a esse aspecto foi a reorganização de dados. Na versão 3.10 o informe do pagamento fazia parte do grupo Dados da NF-e. Já na 4.0 ele é do grupo Informações de Pagamento, anteriormente apenas de preenchimento obrigatório na nota Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e), agora também com uso exigido na NF-e.
Informações exigidas de comércios de GLP (Gás Liquefeito de Petróleo)
As empresas do ramo do gás de cozinha deverão redobrar a atenção dispensada a suas emissões de notas. O novo grupo criado especificamente para negócios do setor exige os seguintes dados:
- Percentuais de mistura no GLP e de sua derivação pura de petróleo;
- Percentuais de produto importado e nacional da carga de GLP de uma nota fiscal;
- Valor por quilograma da mercadoria sem considerar seu ICMS;
- Código do produto na Agência Nacional do Petróleo (ANP).
Quais são os códigos de rejeição criados para a NF-e 4.0?
As principais modificações que envolvem rejeições da autorização de uso de documentos e o que precisa ser corrigido para finalizar sua operação:
- 681: o documento está com uma nota modelo 02 referenciada que já foi utilizada para isso anteriormente (duplicidade);
- 870: a data de validade informada para o produto é anterior à data de fabricação;
- 864: a nota indica uma operação presencial externa, mas não há uma NF-e referenciada informada;
- 855, 856 e 857: saldos de percentuais do GLP não batem;
- 874: porcentagem de contribuição ao FCP é inválido;
- 860: erro no cálculo da contribuição ao FCP;
- 873: movimentação de medicamento sem preenchimento de informações de rastreabilidade;
- 859, 861, 862 e 863: somatório de FCP e IPI não estão de acordo com valores totais da nota;
- 737: pagamento informado via cartão de crédito sem que a empresa tenha sistema de gestão integrado.
Como se preparar para emitir a NF-e 4.0?
Se você chegou até aqui já obteve alguma preparação para colocá-la em prática na sua empresa, pois é preciso entender as mudanças aplicadas pela entrada do novo layout.
Porém, você precisa também contar com um emissor de notas fiscais preparado para atender seu negócio conforme as exigências da nova versão, atualizado para seu layout, com o protocolo de segurança TLS 1.2 para conexão e finalização das operações.
A empresa não adequada à NF-e 4.0 será multada?
Não está prevista multa para empresas que não procurarem adequação à nova versão. Porém, se tentarem emitir notas pelo layout 3.10 não conseguirão autorização de uso e emissão dos documentos.
Como resultado, ficarão impedidas de fazer devoluções, remessas e vendas. E se procederem com operações sem emitir notas estarão incorrendo em ilegalidades, inclusive sonegação fiscal, para as quais penalidades administrativas e multas pesadas estão previstas.
Agora que você está bem informado sobre a NF-e 4.0, saiba como fazer e otimizar a gestão de seus documentos fiscais para ter uma melhor estrutura organizacional e evitar autuações do Fisco.