O e-Social passou a vigorar na prática em 2018, informatizando o envio de dados aos órgãos públicos e o registro de eventos trabalhistas e unificando obrigações acessórias diversas em apenas um sistema.

Algumas práticas foram mantidas após sua implementação, como o processamento mensal padrão da folha de pagamentos, outras foram modificadas para o programa, enquanto obrigações específicas deixarão de existir. Portanto, é preciso que os responsáveis pelas rotinas trabalhistas e fiscais das pequenas empresas estejam atentos às mudanças e novidades atendendo às obrigações e evitando multas.

Então, aproveite para se informar a respeito do e-Social e veja o que você precisa fazer para adequar sua pequena empresa a ele.

Qual prazo as empresas têm para se adequarem ao e-Social?

Todos os prazos para adequação já se encerraram. Portanto, se o seu negócio ainda não se adequou ao programa, você deve iniciar o atendimento a essa obrigação legal, imediatamente.

Para organizações que faturaram mais de R$ 78 milhões em 2016, o prazo era o primeiro dia de janeiro de 2018; Por fim, para todas as demais, incluindo optantes pelo Simples Nacional, a transmissão é exigida desde o dia 1º de julho de 2018.

Dentro desses prazos gerais existem ainda prazos específicos para envios abrangidos pelo e-Social para pequenas e médias empresas:

  • A partir de julho, as informações solicitadas são apenas as relacionadas aos dados cadastrais do negócio;
  • A partir de setembro, as informações referentes a funcionários e seus vínculos já devem ser transmitidas;
  • Após novembro, a movimentação mensal da folha de pagamentos passa a ser solicitada;
  • Finalmente, a partir de janeiro de 2019, o e-Social substitui a Guia de Informações à Previdência Social (GFIP), que serve para enviar dados de trabalhadores aos órgãos públicos e emitir a guia de pagamento do FGTS. Na data, também passará a vigorar a exigência do envio de informações sobre segurança e saúde dos empregados no e-Social.

Quais são as multas previstas para erros no e-Social e omissão de transmissão?

Existem diferentes multas no e-Social, direcionadas a erros diversos e omissões que as empresas, ainda não adequadas, podem cometer.

Por exemplo, se o negócio ainda não adotou a obrigação fica sujeito a pagar multa mensal a partir de R$ 1.812,87, prevista para empresas que não enviam os dados da folha de pagamentos em conformidade com o programa.

Mesmo para as organizações que já se adequaram, penalizações podem ser aplicadas em situações específicas. Caso a admissão de um trabalhador não seja corretamente informada no e-Social, a autuação para empresas de micro e pequeno porte pode custar R$ 800 e para as de grande e médio ficar entre R$ 3 mil e R$ 6 mil.

Uma das menores multas, que igualmente tem de ser evitada, é aplicada quando o negócio não informa dentro do programa as férias de um empregado: R$ 170 por ocorrência.

Sendo assim, uma empresa que não se adéqua a tempo ao e-Social pode acumular várias multas a pagar. Iso por que envia dados da folha de pagamentos fora dos padrões do programa e ainda deixa de prestar informações exigidas acerca de outros eventos trabalhistas pontuais.

Quais informações são exigidas pelo e-Social?

De forma geral, o programa abrange dados relacionados a contribuições previdenciárias, ocorrências da folha de pagamentos, eventos trabalhistas e informações cadastrais das empresas.

Além do processamento mensal da folha de pagamentos e da emissão de guia de INSS e FGTS, o e-Social engloba fatores como: admissões, demissões, concessões de férias e retenções de contribuições previdenciárias.

Quais obrigações serão substituídas pelo e-Social?

Além de substituir uma série de obrigações individuais, o programa centralizará transmissões de dados que ainda são feitos por meio delas em declarações, obrigações e formatos de registros como:

  • GFIP, que citamos anteriormente;
  • Livro de registro de empregados;
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF);
  • Guia de Previdência Social (GPS).

Todas essas e outras obrigações não deixarão de existir imediatamente. As mudanças, bem como as substituições, ocorrerão gradualmente.

O que é a versão simplificada do e-Social?

O programa, especialmente em sua versão completa, é bastante complexo e exige uma gama enorme de dados e controles. Por isso, e visando a facilitação para os negócios menores, a Receita Federal, junto ao Sebrae, criou uma versão simplificada.

O layout para optantes do Simples dos portes micro e pequeno é acessado pela internet com código de acesso e senha, o que exclui a necessidade de instalação de plataforma do e-Social.

Em comparação com a obrigação voltada às demais empresas, a versão simplificada conta com no máximo 300 campos de preenchimento, enquanto na plataforma completa são quase 1.500.

Sendo necessário, como retificar o e-Social?

A retificação é feita com nova transmissão de dados, para corrigir os enviados equivocadamente na vez anterior.

Para isso, é preciso utilizar o local do layout destinado à efetivação de correções e preencher o evento e os dados a serem corrigidos. Também, é necessário informar o número do recibo da transmissão original para referenciá-la na retificação, apontando o mês que está sendo corrigido.

Toda e qualquer ação relacionada ao e-Social e seus detalhes precisa de muita atenção por parte das empresas. Isso porque não somente descumprimentos geram multas, mas também porque o programa tornará mais eficiente e rápida a fiscalização feita pelos órgãos públicos.

Logo, tem-se um cenário de alterações estruturais somadas a um Fisco mais atuante, o que aumenta o risco da empresa que não aderir corretamente ao e-Social.

Seu negócio já se enquadrou corretamente à obrigação? Tem mais alguma dúvida sobre o assunto? Deixe seu comentário abaixo.

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