O complexo sistema tributário brasileiro exige que as empresas estejam em constante atualização. Para não deixar de lado nenhuma obrigação com a Receita Federal e, dessa forma, não se preocupar com eventuais multas e outras penalidades, é essencial dar atenção especial ao departamento fiscal em uma organização empresarial.
Uma das formas de fazer isso é criar indicadores de desempenho, cujo foco está na atualização dos procedimentos fiscais. Além de saber se sua empresa está lidando bem ou não com as obrigações fiscais, os indicadores ainda são relevantes na hora de tomar uma decisão. Isso porque, normalmente, medir uma coisa é uma das melhores maneiras de aperfeiçoá-la.
Pensando nisso, elaboramos alguns passos para gerir seu departamento fiscal .
– Passo 1: Definir a ficha técnica do indicador a ser utilizado.
Um bom indicador fiscal precisa de nome, descrição, fórmula e tipo de métrica. Parece óbvio, e é, pois delimitar um indicador e sua função na análise fiscal determinará resultados bons ou ruins. Um exemplo: você quer saber o índice de Notas Fiscais entregues dentro do prazo. Basta nominar o indicador, utilizar a forma NFs dentro do prazo x NFs fora do prazo e medir em porcentagem. Pronto. Uma informação importante, mas que poderia facilmente se esconder em meio à imensa complexidade das declarações fiscais.
– Passo 2: Periodicidade da apuração das informações
Coletar as informações dentro do prazo estipulado é crucial para que os indicadores apontem para cenários reais. Se você determinar que a periodicidade dos dados será de duas semanas, terá que seguir esse cronograma impreterivelmente.
– Passo 3: Definição dos responsáveis
Outra medida essencial é designar responsáveis por cada indicador estipulado. Esse será o colaborador com a missão de apurar as informações, desde sua coleta até a sintetização dos dados.
Em um segundo momento, é também necessário escolher quem será o responsável por reportar as informações. No cenário ideal, este é o colaborador com posição hierárquica elevada. Isso porque sua missão será analisar os dados coletados e, a partir disso, definir quais ações serão tomadas.
– Passo 4: Garantir a segurança da armazenagem de dados
Os passos anteriores são inúteis se não houver uma fonte confiável de informações no departamento fiscal da empresa. Além da função de coletar os dados.
É preciso que a documentação fiscal seja armazenada corretamente. O colaborador responsável precisa garantir que as informações estejam em local seguro e acessível. Um sistema de qualidade e na nuvem é o mais indicado para isso.
– Passo 5: Sem metas não se vai a lugar algum
Qualquer empresa de qualquer ramo pode desenvolver um bom produto ou serviço, mas não cresce sem elas, as metas. Para estabelecer bons indicadores fiscais na sua organização empresarial, as metas mais uma vez são cruciais.
No caso que tratamos aqui, deve-se estabelecer o baseline, que mostra onde o indicador está no início da medição. Depois disso, é preciso estabelecer a variação desejada para o indicador, e em quanto tempo é possível chegar a este número.
Uma dica importante para definir suas metas de indicadores fiscais é montar um dashboard, juntando todos os índices para que seja possível obter uma visão geral de seu departamento fiscal.
Para facilitar o entendimento, separamos uma lista com três exemplos de bons indicadores fiscais para sua empresa, elaborados pelo pessoal da siteware.
Alguns sistemas podem ajudar o seu negócio a criar indicadores fiscais eficientes, é o caso do Portal Consyste. Com ele você possui ajuda na definição e acompanhamento dos indicadores fiscais. Saiba mais neste link.